En el rápido mundo empresarial actual, el tiempo es extremadamente valioso. Cuanto más grande sea su equipo, más difícil puede ser administrar eficazmente el tiempo. Sin embargo, incluso las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) pueden beneficiarse de las herramientas que ofrece un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM).
Los sistemas de contenido empresarial permiten a las empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y dinero al digitalizar documentos en papel, capturar documentos electrónicos y correos, automatizar procesos basados en la gestión documental y garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a la información que necesitan, cuando y donde sea.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo puede utilizar las herramientas de su software de gestión documental para economizar tiempo y dinero.
1. Firma electrónica: La firma electrónica es cualquier proceso mediante el cual se puede firmar digitalmente un documento. DocuWare Signature Service garantiza que los documentos estén firmados digitalmente por un proveedor de servicios de confianza. ¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Un documento firmado digitalmente no se extraviará y, lo que es aún más importante, una transacción pendiente de firma no se retrasará.
2. Acceso remoto a documentos importantes: Al utilizar un gestor de documentos empresariales, todos los documentos importantes se almacenan en una ubicación centralizada a la que los empleados con los privilegios necesarios pueden acceder desde cualquier lugar.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Sus empleados podrán trabajar sobre la marcha facilitándoles responder más rápidamente a las preocupaciones de los clientes, lo cual significa mantenerles contentos y fieles a su empresa.
3. Contratación, solicitudes de empleo e incorporación: Un gestor documental agiliza el proceso de contratación al permitir a los candidatos y nuevos empleados enviar su documentación a través de un único portal.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Procesar solicitudes de empleo a través de su gestor documental le permite ampliar su rango de acción, porque el proceso de solicitud se realiza sin dificultad y porque la base de datos centralizada de solicitudes de empleo que genera reduce el tiempo para procesarlas.
4. Gestión de facturas: Con la gestión automática de facturas, estas se capturan, digitalizan e indexan antes de ser enviadas a través de flujos de trabajo predefinidos para su aprobación, pago y archivo.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Dedicar recursos y personas a procesar las facturas manualmente resulta en una enrome cantidad de tiempo y esfuerzo invertido dando pie a que además se cometan muchos errores, mientras que si se automatiza este proceso se pueden dedicar todo ese personal y recursos a las tareas que verdaderamente aportan ingresos a su empresa.
5. Integración con el correo electrónico y otras aplicaciones: Un gestor documental permite almacenar y acceder a todo tipo de datos y archivos en un único lugar y se integra con programas de correo electrónico como Microsoft Outlook.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Centralizar e integrar todas las soluciones de gestión empresarial con otras herramientas que se utilizan día a día en su negocio (como lo es el correo electrónico) es clave para el ahorro de tiempo, confusiones y costes.
6. Flujos de trabajo automáticos: Los flujos de trabajo automatizados eliminan los procesos manuales en tareas empresariales críticas, permitiendo la aplicación de reglas y el envío automático de documentos.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Un flujo de trabajo automatizado, asegura que un documento se envía correctamente y delega su responsabilidad en otro miembro del equipo si un empleado no está disponible. El sistema también enviará recordatorios si no se procesa en un tiempo determinado. El control de versiones también aporta valor pudiendo saber: quien, cuando y como modificó un documento, pudiendo además trabajar con versiones anteriores del mismo.
7. Procesos sin papel: Eliminar el uso de papel ofrece ventajas como el acceso remoto a documentos importantes y ahorros en costos de papel y tinta, así como la eliminación de ineficiencias causadas por documentos extraviados, duplicidad de esfuerzos y falta de acceso remoto a la información.
¿Cómo me ahorra tiempo/dinero?: Si tenemos en cuenta el coste del papel y de la tinta para imprimir los documentos ya supone un gasto considerable a fin de año, pero además hay que considerar todas las ventajas que no ofrece con su contraparte digital: no se extravían los documentos, no se duplica la información innecesariamente, se puede acceder a ellos en cualquier momento y lugar que se requieran etc.
En resumen, un sistema de gestión de contenido empresarial ofrece herramientas que permiten ahorrar tiempo y dinero al agilizar procesos, eliminar tareas manuales, mejorar la accesibilidad a la información y facilitar la colaboración y el trabajo remoto.
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